Updated: May 20, 2025

I received an unexpected 2025 Second Half Real Estate Tax Bill, what should I do now?

Last week, the City’s Department of Finance issued “2025 Second Half Real Estate Tax Bills” to residents. These bills accurately reflect what taxpayers owe. However, for taxpayers who hold mortgages, these bills are typically sent to the mortgage lender to be paid on their behalf. Last week, that normal process did not happen and several thousand taxpayers were issued their bills directly.

What happened?

While importing new taxpayer data provided by mortgage lenders — a process which occurs twice per year — at least 33,000 taxpayer records failed to import completely. These records lacked the data necessary to link taxpayers to their mortgage lenders which resulted in many residents directly receiving real estate tax bills that typically are sent to lenders.

MUNIS, the system that runs the real estate billing process, was upgraded to a new version mid-cycle this year. The first-half billing, running on the outdated system, ran successfully. The Department of Finance is working with the team from MUNIS to diagnose what happened during the second-half billing process.

The Department of Finance will reimport this data, and, once that is completed, checked, and verified, they will issue real estate tax bill to mortgage lenders.

How will you keep this from happening again?

The Department of Finance team is working with the MUNIS vendor to investigate the root cause of this issue. Once diagnosed, Finance will rollout additional Standard Operating Procedures (SOPs) and training to all staff involved in the real estate tax billing process. If necessary, technical updates may be applied to the MUNIS system.

New SOPs and review processes will be created for all external communications from the Department of Finance — not just real estate tax billing.

What do I need to do?

Updated: May 20, 2025

If you typically get a real estate tax bill in the mail and...

• I haven't paid the bill: Pay your bill as normal by the June 16, 2025 due date.
• I already paid the bill: Nothing. You may keep the bill for your records.

If you typically do NOT get a real estate tax bill in the mail and...

• I haven't paid the bill: Nothing. It may take a few weeks for the lender to pay the bill on your behalf. You can call your lender to verify.
• I already paid the bill: The Department of Finance will credit your account. If your lender also pays this year's bill, you can request a refund by calling 311.

What if I already paid the bill and then my lender pays the bill, too?

The Department of Finance will credit your account. Taxpayers can request a refund, and you can check your account balance online or by calling 311.

What if I normally get a bill?

If you normally get a bill for real estate tax — most likely because you do not have mortgage lender — you can pay the bill as normal.

What if I don't own the property that I'm getting a bill for?

If you have an online account, log in and cancel your electronic fund transfer. If you need additional assistance, please contact 311.

What if I didn't get a bill?

You should log into your online account, or contact 311 if you need additional assistance.

When are real estate tax bills due?

Real estate tax payments are due to the City of Richmond on June 16. While the Department of Finance anticipates issuing bills to mortgage lenders within the coming days, taxpayers can contact their lender to ensure their bill is successfully paid.

I still have questions, who can I contact?

Individuals with additional questions can call 311 for more information.

Preguntas frecuentes sobre facturas de bienes raíces

Recibí una factura inesperada del impuesto sobre bienes raíces del segundo semestre de 2025, ¿qué debo hacer ahora?

La semana pasada, el Departamento de Finanzas de la Ciudad emitió "Facturas de impuestos inmobiliarios de la segunda mitad de 2025" a los propietarios. Estas facturas reflejan con precisión lo que los contribuyentes deben. Sin embargo, para los contribuyentes que tienen hipotecas, estas facturas generalmente se envían al prestamista hipotecario para que las pague en su nombre. La semana pasada, ese proceso normal no se llevó a cabo y varios miles de contribuyentes recibieron sus facturas directamente.

¿Qué sucedió?

Al importar nuevos datos de contribuyentes proporcionados por los prestamistas hipotecarios, un proceso que ocurre dos veces al año, al menos 33,000 registros de contribuyentes no se importaron por completo. Estos registros carecían de los datos necesarios para vincular a los contribuyentes con sus prestamistas hipotecarios, lo que resultó en que muchos residentes recibieran directamente facturas de impuestos sobre bienes raíces que generalmente se envían a los prestamistas. MUNIS, el sistema que ejecuta el proceso de facturación de bienes raíces, se actualizó a una nueva versión a mediados de ciclo este año. La facturación del primer semestre, que se ejecutó en el sistema obsoleto, se ejecutó con éxito. El Departamento de Finanzas está trabajando con el equipo de MUNIS para diagnosticar lo que sucedió durante el proceso de facturación del segundo semestre. El Departamento de Finanzas volverá a importar estos datos y, una vez que se completen y verifiquen, emitirán la factura del impuesto sobre bienes raíces a los prestamistas hipotecarios.

¿Cómo evitarán que esto vuelva a suceder?

El equipo del Departamento de Finanzas está trabajando con el proveedor de MUNIS para investigar la causa principal de este problema. Una vez que se haya determinado la causa, el Departamento de Finanzas implementará Procedimientos Operativos Estándar (SOP) adicionales y capacitación para todo el personal involucrado en el proceso de facturación de impuestos sobre bienes raíces. En caso necesario, se podrán aplicar actualizaciones técnicas al sistema MUNIS. Se crearán nuevos SOP y procesos de revisión para todas las comunicaciones externas del Departamento de Finanzas, no solo para la facturación de impuestos sobre bienes raíces.

¿Qué tengo que hacer?

Actualizado: 20 de mayo de 2025 Si normalmente recibe una factura de impuestos sobre bienes raíces por correo y...

• No ha pagado la factura: Pague su factura como de costumbre antes de la fecha de vencimiento del 16 de junio de 2025.
• Ya pagó la cuenta: Nada. Puede conservar la factura para sus registros.

Si normalmente NO recibe una factura de impuestos sobre bienes raíces por correo y...

• No ha pagado la cuenta: Nada. Es posible que el prestamista tarde algunas semanas en pagar la factura en su nombre. Puede llamar a su prestamista para verificarlo.
• Ya pagó la factura: El Departamento de Finanzas acreditará su cuenta. Si su prestamista también paga la factura de este año, puede solicitar un reembolso llamando al 311

¿Qué pasa si ya pagué la factura y luego mi prestamista también paga la factura?

El Departamento de Finanzas acreditará su cuenta. Los contribuyentes pueden solicitar un reembolso, y usted puede verificar el saldo de su cuenta en línea o llamando al 311.

¿Qué pasa si normalmente recibo una factura?

Si normalmente recibe una factura del impuesto sobre bienes raíces, probablemente porque no tiene un prestamista hipotecario, puede pagar la factura como de costumbre.

¿Qué pasa si no soy dueño de la propiedad por la que recibo una factura?

Si tiene una cuenta en línea, inicie sesión y cancele su transferencia electrónica de fondos. Si necesita asistencia adicional, comuníquese al 311.

¿Qué pasa si no recibí una factura?

Debe iniciar sesión en su cuenta en línea o comunicarse con el 311 si necesita asistencia adicional.

¿Cuándo vencen las facturas del impuesto sobre bienes inmuebles?

Los pagos de impuestos sobre bienes raíces vencen a la ciudad de Richmond el 16 de junio. Si bien el Departamento de Finanzas anticipa emitir facturas a los prestamistas hipotecarios en los próximos días, los contribuyentes pueden comunicarse con su prestamista para asegurarse de que su factura se pague correctamente.

Todavía tengo preguntas. ¿A quién puedo contactar?

Si tiene preguntas adicionales, puede llamar al 311 para obtener más información.