Posted on April 02, 2025

Mailroom staff to be retrained on proper protocols

Richmond, VA — The City of Richmond's Department of Information Technology, which oversees the City's mailroom, is informing the public about a clerical error that occurred on February 28, 2025. Due to a mailroom mistake, debt setoff letters for 226 individuals were sent to the incorrect addresses.

Information contained in those letters included:

• Name
• Address
• Claim number
• Amount due

The Department of Information Technology has verified no further impact to other individuals and has started the process of notifying those impacted. Moving forward, mailroom staff will be re-trained on the processes and protocols to make sure mail is delivered to the proper recipient.

"I take protecting privacy incredibly seriously — whether it be digital privacy or the privacy of mailed documents," said Charles Todd, Director of the Department of Information Technology. "I apologize, and I want Richmonders to know we will review our processes and make the necessary adjustments to prevent this from happening again."

Affected individuals will receive a direct communication from the City of Richmond with further details. For additional questions, call RVA311 at 3-1-1 or 804-646-7000.

Cartas de liquidación de deudas de 226 personas enviadas a direcciones equivocadas

El personal de la sala de correos será capacitado nuevamente en los protocolos adecuados

Richmond, Virginia — El Departamento de Informática de la Ciudad de Richmond, el cual está a cargo de la sala de correos de la Ciudad, le informa al público que ocurrió un error administrativo el día 28 de marzo de 2025. Debido a este error, se enviaron 226 cartas de liquidación de deudas a direcciones equivocadas. La información contenida en dichas cartas incluía:

• Nombres,
• Direcciones,
• Números de reclamación, y
• Cantidades adeudadas.

El Departamento de Informática ha verificado que las demás personas no han sido afectadas y ha comenzado el proceso de notificar a aquellos que sí lo fueron. De ahora en adelante, el persona de la sala de correos será capacitado de nuevo en los procesos y protocolos que existen, para garantizar que el correo sea entregado a los destinatarios correctos.

Dijo Charles Todd, Director del Departamento de Informática: "Yo tomo muy en serio la protección de la privacidad, ya sea digital o física para los documentos enviados", y agregó: "Pido disculpas y quiero que los richmondeses sepan que revisaremos nuestros procesos y haremos los ajustes necesarios para prevenir que esto vuelva a pasar".

Las personas afectadas recibirán una comunicación directa de la Ciudad de Richmond en la que obtendrán más detalles. Si tienen preguntas adicionales, pueden llamar al servicio RVA, a los números 311 u 804-646-7000.